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Virtualware con Kudeabide: Activando círculos virtuosos

Recientemente he hecho la visita de seguimiento del proyecto que el equipo de Virtualware ha hecho dentro del programa Kudeabide. Fui con mi compañera Mª Eugenia Mardones.

En su día escribí una crónica con motivo de la celebración del contraste externo que titule “haciendo de la realidad virtud”, en consideración a la alta calidad de los desarrollos virtuales que realizan.

El proyecto presentado tenía que ver con la integración de espacios y dinámicas para una mayor participación de las personas de Virtualware y de su ecosistema.

En la visita hablamos con Asier Extremo que nos explicó con detalle cómo se había desplegado el proyecto y en los últimos minutos estuvimos también con el consultor Asier Gallastegi que aportó también su punto de vista del proceso.

Una de las primeras observaciones que nos hicieron fue que el contraste externo les había resultado muy esclarecedor, llegaron a considerarlo como “un hito en el proceso de innovación y mejora continua” 😉

Y entrando en harina del trabajo realizado destacaron las siguientes cuestiones:

  • La importancia que para ellos están teniendo las reuniones de coordinación para abordar todas aquellas cuestiones calientes que conviene abordar antes de que quemen. Se trata en esas reuniones de poner encima de la mesa lo que a veces subyace, se presupone o se ignora. Como dijo en algún momento Gallastegi se trata de aprender a “bailar con la imperfección”. Preguntarse ¿para qué no ocurren algunas cosas? ¿quién gana y quién no gana con cada proyecto?” y así tener una mirada más comprensiva de lo que ocurre para tener más herramientas para intervenir.
  • La participación que las personas estaban teniendo en la revisión y mejora de los procesos clave de la organización, reforzando dinámicas más autónomas en la gestión. Los procesos abordados han sido: Desarrollo de negocio, el proceso de Business Unit y el de Personas.
  • Se ha trabajado en mejorar la coordinación entre Departamentos y áreas,especialmente entre Comercial y Producción
  • Han reforzado la delegación y la autorresponsabilización para gestionar los cuellos de botella.
  • Han establecido los Planes de desarrollo donde se incluyen objetivos a nivel de empresa, de áreas y personales (estos últimos propuestos por cada persona)
  • También han trabajado en el desarrollo de competencias, especialmente las que tienen relación con la gestión por Valores.

De alguna manera a través de las dinámicas desplegadas están siendo capaces de llevar al centro de la organización cuestiones que aunque eran importantes estaban en la periferia.

Están cuidando como activar círculos virtuosos para coordinarse, para gestionar los factores estresantes…

Al irme pensaba que ciertamente están ganando en capacidad para ver y para actuar. ¡Enhorabuena por el camino que están desarrollando… en círculos (virtuosos)!

PD 1: Aprovecho para hacer mención que la convocatoria para solicitar contrastes extenos este año está abierta hasta el 29 de mayo a través de la página www.kudeabide.com  y que el plazo de solicitud de ayudas de Diputación Foral de Bizkaia es del 15 de abril al 30 de setiembre.
PD 2: Gracias a Susi Rodríguez de Elurnet que nos ha ayudado a sanar este blog que estaba convaleciente 😉

KUDEABIDE: Personas (inquietas) recorriendo caminos para construir nuevas oportunidades

Todavía con el recuerdo fresco de la jornada de presentación de los resultados de Kudeabide en el marco de la Semana Europea de la Gestión Avanzada, me pongo a escribir estas líneas.

Lo primero que quiero destacar es una idea bastante repetida. Y es que efectivamente era significativo ver juntas a personas representantes de Gobierno Vasco, las Diputaciones Forales de Araba, Bizkaiay Gipuzkoa y Euskalit, no para hablar de sus respectivas propuestas sino para hablar de una propuesta conjunta.

Es verdad que hay mucho trabajo por delante para que este proceso de coordinación se consolide y de los resultados a los que todos aspiramos, pero en el camino estamos.

Ayer día 12 se ha presentado en el Euskalduna la intención y un primer avance de resultados de la iniciativa Innobideak-Kudeabide. Diría que ha habido bastante alineación en los mensajes y también algunos puntos de vista diferenciados, que también es enriquecedor.

Barriendo un poco para casa me voy a hacer especial eco de algunas de las palabras dichas por Izaskun Artetxe en nombre del Departamento de Promoción Económica:

“Desde el Departamento de Promoción Económica de la Diputación Foral de Bizkaia siempre hemos considerado básico para la competitividad reforzar los sistemas de gestión de las organizaciones empresariales.

De hecho sobre esa base, se construyen los contextos organizativos que permiten impulsar la innovación, los procesos de internacionalización, los mecanismos para desplegar la participación de las personas, los proyectos en cooperación con otras organizaciones, etc.

Y en estos últimos 20 años a través de las iniciativas Premie, Xertatu y bilgune más de 1.000 organizaciones de Bizkaia han ido aplicando estos principios para ir aprendiendo a gestionarse mejor, a crear mayores espacios de participación con las personas y a incluir criterios de responsabilidad social como propuestas de valor y compromiso con la sociedad en las que están insertas.

Por ello cuando recibimos la invitación a participar en el programa Kudeabide, en colaboración con el Gobierno Vasco y las Diputaciones de Araba y Gipuzkoa, no lo dudamos ni un instante. Nos pareció que era el momento oportuno para dar este salto y pasar a trabajar a una manera más coordinada entre las distintas Administraciones animadas por un objetivo común: contribuir a impulsar estilos de gestión avanzada para transformar las dificultades del presente en proyectos con futuro.

Ciertamente 2014 en este sentido ha sido un año muy intenso. El proceso de diseñar e implementar el programa ha exigido mucho diálogo. Encontrar espacios de encuentro y consensuar las discrepancias que también han ido apareciendo en este proceso.

Por una parte la ilusión de construir lo nuevo integrando las distinta sensibilidades, los distintos puntos de partida de cada Territorio Histórico, enriqueciéndonos mutuamente, aunque también, en ocasiones, constatando la dificultad que supone coordinarse por los problemas de comunicación inherentes en cualquier relación.

Tras la experiencia de este año 2014, se trata de seguir aprendiendo de la experiencia y conseguir que la propuesta de Kudeabide en 2015 incluya aquellos aspectos críticos que hemos detectado durante este año de lanzamiento. Desde la Diputación Foral de Bizkaia nos marcamos como objetivos:

• Profundizar en el proceso de coordinación entre las distintas Administraciones para ir construyendo un programa cada vez más potente
• Analizar el proceso de confluencia entre las distintas propuestas que hasta la fecha han coexistido en Bizkaia para el impulso de la gestión.
• Incrementar la dotación presupuestaria para este tipo de proyectos en 2015 vista la buena acogida inicial que ha tenido en 2014 Kudeabide.

Se trata por tanto de afrontar este reto de manera colectiva y encontrar a través de la experiencia Kudeabide nuevos caminos para poder llegar a nuevos lugares en los que nuestras organizaciones, las personas que las habitan y la sociedad en general nos encontremos en mejor posición para construir nuestro propio futuro.”

Creo que usar sus palabras resume muy bien la posición del Departamento en esta cuestión.

Destacaría también la participación de las dos personas que en representación de CTI Soft y Alberdi Mekanizatuak han hablado, Ricardo González y Aitzol Alberdi, dos cracks de la comunicación, amen del trabajo bien hecho y la ilusión por lo que hacen.

Destacaría de sus propuestas la experiencia institucionalizada en CTI Soft de organizar un Comité de Clientes para incluir la VOZ de la clientela en sus propuestas de desarrollo. Idea que desde ya compro para revisar y mejorar la propuesta Kudeabide 15.

Aitzol por su parte ha compartido cuanto le impacto una pregunta que Luis Jiménez de Euskalit les hizo ya hace varios años en torno a si sabían, cómo empresa, hacía donde querían avanzar, quienes querían ser. ¡Y cómo les removió!

(Ya dijimos en su día en una sesión arbela, que son personas que saben hacerse buenas preguntas) Y ello les obligo a ponerse el “thinking cap”, a pararse, dar una vuelta a lo que hacen e iniciar un itinerario que les ha permitido convertirse en una organización que vive eso de que sus personas son su mejor activo. Desde luego ha trasmitido mucha fuerza y “coherencia”.

Y luego en los minutos de café he aprovechado para saludar a José Ramón Aurrekoetxea, Alberto Etxeandia, Txema Villate, Juan Mari Aduriz, Angel Vidal, Joseba Amondarain, Nerea Obieta, Terese García … ¡Un auténtico placer!

Y ahora toca seguir recorriendo nuevos y viejos caminos en esto de avanzar hacia la consecución de nuestras colectivas metas.

Toca dar el siguiente paso… Por ejemplo, mañana misma en un encuentro que promete ser intenso en Lakua 😉

¡DECOMESA: Saben lo que quieren y les gusta lo que hacen!

El pasado 18 de Junio tuve la suerte de “presenciar” la sesión de contraste externo del programa kudeabide que se celebró en la sede de DECOMESA (Decoletados y mecanizados, S.A.)

Nos recibieron Julian Bueno, en su calidad de socio y gerente y Alberto Gallastegi (También socio y responsable del área de Procesos). Dos personas apasionadas por lo que hacen y con dos perfiles bien distintos… y complementarios.

Gracias a las buenas artes de indagación de Julia de León (Euskalit) y Mónica López (de Osakidetza, en calidad de miembro, ¿o era miembra?, del club de evaluadores) fuimos desgranando a lo largo de la mañana todas aquellas áreas de gestión de la empresa. Se trataba de tomar cierta distancia del día a día y tratar de ganar perspectiva para poder ver aquellas cuestiones que a veces no se pueden apreciar con claridad por las inercias organizativas.

Comparto algunas de las claves de la visita.

En Decomesa han pasado una etapa muy dura durante estos años de crisis generalizada. No podían ser una excepción. Sin embargo han salido reforzados.

Su apuesta es dar un buen SERVICIO. No quieren/pueden entrar en una guerra de precios. Se dedican a las series cortas y de calidad. Como nos contaban en la reunión ganan en las distancias cortas, disponen de buenos medios técnicos y sobre todo de su palabra, son gente de fiar. Por eso les gusta que les visiten y lo potencian.

Dos cuestiones que han emergido con fuerza en estos últimos tiempos han sido:

• La necesidad de intensificar su relación con los clientes, actuales y potenciales y
• La mejora de las relaciones con sus proveedores, que para ellos son aliados estratégicos.

Destacaría de ellos que saben lo que quieren, que tienen una actitud permanente por mejorar y que tratan de que las personas estén bien informadas para que puedan tomar mejores decisiones.

Su cartera de clientes la conforma un plantel de empresas muy importantes. De hecho en esta crisis ninguna de ellas ha caído, aunque les hayan bajado los pedidos. Por ello rehusaron hacer ningún ERE. Era prioritario mantener la capacidad de respuesta y de servicio porque esa seña de identidad para ellos es irrenunciable y la crisis , en cambio, pasajera.

Procedimentar para automatizar les resulta sencillo. Están acostumbrados a hacerlo y lo hacen bien. Requieren dedicar más atención a extraer conclusiones con todos los datos de los que disponen. Se trata de cerrar mejor el ciclo de la toma de decisiones.

Están en un momento que necesitan SOLTAR algunas tareas que pueden canalizar a través de su parque de proveedores para poder SALTAR hacia otro tipo de actividades en las que su aporte de valor es mayor.

Han tenido que superar algunas resistencias internas para este proceso. Y esto les lleva a una de las tareas pendientes que tienen por delante: ¿cómo intensificar el nivel de participación e implicación de las personas de Decomesa?

Hay buen ambiente de trabajo e importantes medidas de conciliación personal pero les está faltando “algo” para que el despliegue del conocimiento de su equipo les ayude a seguir avanzando.

Fue una sesión interesante. Cada vez que una organización, o una persona, se “atreve” a parar para mirar con más profundidad todo aquello que está ocurriendo, aparecen pistas, vislumbres, oportunidades para la acción.

Considero que en Decomesa se dan las condiciones materiales para que su proyecto empresarial, en permanente (re)construcción siga avanzando.

Su mejor garantía son sus personas, que saben lo que quieren y están dispuestas a crear ese futuro que desean.

¡Suerte en vuestro caminar y gracias por abrirnos vuestras puertas!

Virtualware: Crónica de un contraste externo Kudeabide. Haciendo de la realidad virtud

Ayer estuve presenciando una sesión de contraste externo en Virtualware en el marco de la iniciativa Kudeabide.

Para quien no lo sepa diré que la iniciativa Innobideak-kudeabide es una propuesta conjunta del Gobierno Vasco y las Diputaciones de Araba, Bizkaia y Gipuzkoa para el impulso de proyectos de “gestión avanzada”.( En la página web www.kudeabide.com se describe esta iniciativa con bastante extensión, incluyéndose también un documento donde se recoge el denominado “modelo de gestión avanzada”).

Puedo testificar que esto de la coordinación es un tema complejo. Es todo un arte que requiere mucha práctica para saber escuchar, intuir cuando es mejor quedarse en silencio, aportar tu punto de vista tratando de que sea complementario a otras perspectivas, gestionar los conflictos y las diferencias, velar porque no se excluyan del debate las cuestiones clave…

No es por tanto de extrañar que nos cueste tanto coordinarnos… ¡aunque es tanto lo que se puede aprender (o perder)!.

De momento esa es la breve historia de kudeabide una iniciativa que nace con vocación de coordinación, que va dando sus primeros pasos y, sobre todo, que tiene que ir aprendiendo a medida que surgen la cuestiones, algunas previstas y otras que nos sorprenden.

El papel lo soporta todo así que uno de mis primeros deseos ha sido participar como observador en uno de los primeros contrastes externos que se han hecho en Bizkaia para poder “sentir” cuál es el valor real de esta propuesta.

Elegí ir a Virtualware porque tuve con ellos un contacto hace tiempo cuando participaron el programa de Transformación Organizativa basada en personas y en una sesión en arbela. De hecho fueron uno de los casos de participación que documentamos en un libro que editamos a través de “arbela”. (¡Eso es jugar con ventaja!)

Así que a eso de las 8h30’ nos presentamos en las oficinas de la empresa en Basauri Luis Jimenez, de Euskalit, José María Torres, de Ormazabal, en calidad de miembro del club de evaluadores y yo mismo.

Al otro lado de la mesa nos atendieron Unai Extremo, Sergio Barrera y Asier Extremo en calidad de “equipo directivo” de Virtualware.

Desde el principio dejo claro Luis Jimenez que se trataba de una reunión “constructiva y amigable” para indagar en las áreas de mejora de la empresa y para tratar de establecer prioridades. ¡Y doy fe de que así fue!

Allí nos enteramos de que allá por 2004 tres ingenieros informáticos frikis (Sergio, Unai y Alvaro) creyeron en sí mismos y se atrevieron a crear su propio proyecto para dar vida a lo que les apasiona, la construcción de proyectos de realidad virtual poniendo a trabajar sus virtudes, que son muchas.

Posteriormente en 2009 a medida que el proyecto fue creciendo se sumó al proyecto Asier Extremo con el objeto de “profesionalizar” la empresa. Para ello Asier les iba a traer su experiencia en temas de gestión para tratar que los aspectos organizativos facilitasen la continua creación de proyectos innovadores, ¡que todo tiene su método!.

Y allí estaban tres personas con las ideas bastante claras de lo que hacen y de lo que quieren hacer, abriéndonos sus puertas para contarnos sus intimidades, algunas vulnerabilidades y muchos de sus sueños.

Habían elegido ponerse ese día en modo pausa. Salirse del día a día para tratar de ver lo que cuesta ver en la vorágine de la actividad. Hacer el ejercicio de explicar en voz alta a terceros lo que hacen, desde dónde lo hacen, para qué lo hacen…
Y sobre todo para practicar la escucha y la apertura. Abiertos a preguntas profundas que les animaban a cuestionarse.

José María Torres les enfrentó a un montón de preguntas poderosas. A medida que les escuchaba les “regalaba” preguntas precisas cuya respuesta requería mucha reflexión. Aprovechaba también cada oportunidad que veía para contarles anécdotas y experiencias de su propia práctica profesional por si les podía servir de referencia.

A Luis Jiménez le conocía de las reuniones de coordinación de Kudeabide y me había hecho una imagen de él en base a dichas reuniones.

Pero allí descubrí a una persona totalmente distinta. Con una grandísima capacidad de aportación, también haciendo mil preguntas que iban haciendo que la conversación fuese discurriendo de una manera muy entrelazada.

Se le notaba que ha participado en infinidad de contrastes con lo que su capacidad de “polinización” saltaba a la vista. Eligiendo ejemplos adecuados a cada cuestión, haciendo aportaciones de valor, a ratos haciendo training… Su intervención me pareció muy valiosa y … agotadora. ¡Menos mal que fue muy bien desayunado!

A lo largo de esa intensa mañana fueron discurriendo cuestiones relacionadas con:

  • Quiénes eran, cual es su historia, su aportación de valor diferencial
  • Cuales eran sus sueños, sus proyectos, sus dificultades…
  • Cómo hacen participar a todos sus grupos de interés
  • Cómo hacen para entender las necesidades profundas de los clientes, sus modelos de negocio…
  • Cómo construyen una VISIÓN que traccione de la organización, cómo se busca el consenso o se trata el disenso
  • Cómo se van desplegando de forma entrelazada los diferentes objetivos
  • Cómo abordan el proceso de internacionalización y la gestión del grupo que van conformando, que sin duda les va a cambiar el propio paradigma de la empresa
  • Cómo cierran los proyectos para aprender de la experiencia
  • Cómo trabajan las alianzas
  • Cómo construyen equipo, cómo fomentan la autonomía de los equipos, la madurez de la organización
  • Cómo integran todo lo que hacen en un todo coherente que de sentido a lo que hacen y cómo lo van modificando según se plantean los nuevos retos

Mucha energía se movió esa mañana. Diría que se creó un clima muy sano para hablar de lo importante, de lo estratégico, de lo nuclear…

Se juntaron las ganas de aprender con las de aportar… por todas las partes…y así todas ganamos.

Al final de la sesión se hizo una síntesis de lo dicho. Fuimos capaces de ver el bosque después de ver tantos árboles y llegamos a una priorización de un par de proyectos donde se resumen las principales cuestiones que fueron aflorando a lo largo del día.

Mucha tarea por delante. Mucho reto. Mucha ilusión por el futuro que están construyendo.

En mi caso decir que fue muy nutritivo escuchar en silencio. Aprendí mucho. Al escribir esta entrada quería dar voz a aquel silencio que estuvo muy lleno.

Por último reconocer que después de estar en bastantes reuniones de “coordinación”, bajar a la arena me ha permitido descubrir una realidad alejada de mis prejuicios.

Ciertamente el potencial que contiene estas sesiones de contraste externo es enorme. Al menos en este caso en que se daban las condiciones necesarias:

  • Por parte de la empresa mucha madurez y muchas ganas de aprovechar esta oportunidad. Abiertos a lo que aparezca. Sin el final prefijado. Sabiendo que ese contrate tiene valor en sí mismo… el que ellos mismos le han dado
  • Por parte de Euskalit destacaría su profesionalidad y su buen hacer y
  • Por parte de la persona del club de evaluadores su experiencia y su generosidad para compartir.

Me llevé un buen sabor de boca de la sesión. No es que crea que estos contrastes sean ninguna panácea. Es que ahora he vivido en primera persona que tiene el potencial suficiente para que sea ciertamente una experiencia valiosa.

Que la apuesta de Vitrualware group por convertirse en un grupo virtuoso nos contamine para que sepamos transformar el potencial, la capacidad virtual de este programa en una experiencia exitosa.

En nuestras manos queda tal posibilidad. ¡A por ello!

Arbela. Bideak Eginez.